Upphandlingar svår balansgång för kommuner

Men att stora volymer alltid ger bättre villkor är en myt. Det menar en inköpschef och pekar på risken att små företag inte kan vara med och slåss om de stora affärerna.
Den 1 januari i år startade Kommentus, en inköpscentral i regi av SKL, Sveriges Kommuner och Landsting. Det är den senaste i raden av satsningar som ska ge landets kommuner möjligheter att göra gemensamma upphandlingar över kommungränserna. Större volymer ska ge bättre priser och spara skattepengar. Många kommuner köper bland annat in stora mängder livsmedel.

- Men det är en myt att den största volymen ger de bästa villkoren. Det viktiga är att göra en analys av varje enskild upphandling innan den startar, säger Kalle Krall, inköpschef på Kommentus.

Samordnade kommunala inköp är inget nytt, de har funnits sedan 1927. Men det är idag allt vanligare att kommuner och regioner slår sig samman och gör upphandlingar där upp till 10-12 kommuner samverkar. Thomas Carlsson är ansvarig för ett upphandlingssamarbete i Jämtland där samtliga åtta kommuner ingår.

- Vi har ett hundratal ramavtalsområden, till exempel bilar, bensin, läroböcker och liknande där vi samarbetar. Däremot är det ingen idé att arbeta tillsammans när det gäller mindre och kommunspecifika inköp, säger han.

En vanlig invändning mot de allt större volymerna, är att det utestänger de små företagen. Det är något som samtliga inköpare som Entreprenör talat med är medvetna om.

- Vi analyserar varje upphandling för sig för att se hur marknaden ser ut. Vi vill nyttja marknaden men inte förlora de små företagen, säger Sven-Erik Johansson, inköpschef i Växjö.

Inger Ek är vd för Upphandlingsbolaget i Göteborg, landets äldsta kommunala upphandlingsbolag som hanterar inköpen för Göteborgs Stad och vid behov även de 12 kranskommunerna.

- Vi mäter kontinuerligt de små företagens medverkan. Faktum är att i våra 1 500 ramavtal är 83 procent av leverantörerna små och medelstora företag och står för 51 procent av volymerna, säger hon.

För att underlätta för de små företagen har man i Göteborg lyft ut vissa delar i till exempel en livsmedelsupphandling och låter små kött- eller grönsaksleverantörer lämna pris på just den produktgruppen. På samma sätt gör många andra kommuner.

- Ofta blir de då starka priskonkurrenter till de stora grossisterna eftersom de har lägre egna kostnader och kortare transportvägar, säger Fredrik Johansson, ekonomichef i Mönsterås, som förra året korades till Sverigemästare i kommunal upphandling.

Kalle Krall menar att det gäller att vara vaksam och att riskerna för utslagning ska tas på stort allvar. Att ensidigt köpa från stora leverantörer slår på sikt sönder marknaden.

- Professionella upphandlare vet att man får bättre priser med lokala leverantörer, säger han.
Konkurrensverket, KKV, som sedan förra året har betydande maktmedel att använda mot dem som inte följer LOU, håller ögonen på trenden med gemensamma upphandlingar.

- Samtidigt måste kompetensen på upphandlingsområdet höjas. Att samverka över kommungränserna är ett sätt att göra det, säger Ann Fryksdahl på KKV.

Birgitta Laurent, upphandlingsexpert på svenskt Näringsliv, är inne på samma linje.

- Med bättre upphandlingskunnande får vi högra kvalitet på underlag och i förlängningen bättre affärer. Det viktiga är inte att hitta det lägsta priset utan att göra riktiga analyser av de olika upphandlingarna och vilka aktörer på marknaden, stora såväl som små, som kan vara aktuella, säger hon.

Källa: Svenskt Näringsliv. Anders Carlsson,